1. Algemeen – Bierbeek Loopt hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.  
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen, en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.  
Bierbeek Loopt houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR), en de Belgische vertaling hiervan in de –  aangepaste – Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.  
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacybeleidsverklaring; 
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens; 
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren. 

Als Bierbeek Loopt zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacybeleidsverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens: 
Bierbeek Loopt F.V. 
3360 Bierbeek – Bergstraat 35 A
bierbeekloopt@gmail.com 

2. Motivering verwerking van persoonsgegevens – De ingezamelde persoonsgegevens worden niet verder gebruikt dan nodig voor de interne werking van de vereniging, de volgende doeleinden en rechtsgronden :  

• het gebruik beperkt zich tot interne (deelnemers)administratie; 
• promotionele berichten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang) voor activiteiten van de eigen vereniging voor de volgende edities van onze Bosloop of gelijkaardige activiteiten van Bierbeek Loopt (uitvoering overeenkomst); 
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting); 
• alsook de eigen ledenadministratie.  

Persoonsgegevens worden op geen enkele manier gebruikt noch doorgegeven voor commerciële of direct marketingdoeleinden. 

3. Aard van de persoonsgegevens – Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken :  

• identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres 
• rijksregisternummer 
• persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit 
  

4. Gegevensverwerkers – De gegevens worden enkel verwerkt door de bestuursleden van Bierbeek Loopt. 

5. Verstrekking aan derden – De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van deze derde, externe organisaties (verwerkers) : 

• Sporta-federatie vzw (voor verzekering leden en deelnemers Bosloop) 
• Gemeente Bierbeek (voor jaarlijkse sportsubsidies) 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegenen waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.  
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. 
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. 
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking daarvan. 
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de E.U. 

6. Minderjarigen – Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaren indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door één van de ouders of een andere wettelijke vertegenwoordiger. 

7. Bewaartermijn – Bierbeek Loopt  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Bierbeek Loopt verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan tien jaren vanaf ontvangst. 

8. Beveiliging van de persoonsgegevens – Volgende passende, technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking: 

• Alle personen die namens Bierbeek Loopt  van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; 
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;  
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens; 
• Specifiek bij afbeeldingen (foto’s en filmpjes) worden extra beveiligingsmaatregelen genomen. Zo zal het gepubliceerde beeldmateriaal niet gedownload kunnen worden, worden er slechts een beperkt aantal foto’s per bericht gepubliceerd, en zal het beeldmateriaal dat de eer of goede naam van een individueel herkenbare geportretteerde duidelijk beschadigt of negatief beïnvloedt, niet worden gepubliceerd.  
  
  

9. Je rechten – Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via het hoger vermeld adres kun je ons hiervoor contacteren.   
Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.  
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 
Elk geldig lid van Bierbeek Loopt geeft zijn/haar ondubbelzinnige toestemming (desgevallend via zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger) om de verstrekte persoonsgegevens te verwerken voor de bovenvermelde doeleinden. Dit laatste geldt  eveneens voor alle gerelateerd, gemaakt beeldmateriaal, ook met individueel herkenbare personen,  behoudens de gebruikelijke journalistieke uitzonderingsregels.  
De leden gaan akkoord met deze privacybeleidsverklaring en geven bijgevolg hun toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens die vermeld worden in deze verklaring. Indien een lid zijn/haar toestemming wenst in te trekken inzake de verwerking van welbepaalde persoonsgegevens, dan zal hieraan in principe zoveel als mogelijk tegemoet gekomen worden, binnen het kader van de gerechtvaardigde en noodzakelijke verwerkingsdoeleinden van de vereniging. 
Indien een lid alsnog niet akkoord gaat met de publicatie van welbepaalde persoonsgegevens, dan wordt deze publicatie verwijderd, op eerste verzoek hiertoe van het betreffende lid aan het bestuur van de vereniging. 

10. Klachten – Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.  
Eventuele klachten en verzoeken (bijv. tot verbetering, bijwerking of inzage van de persoonsgegevens) kunnen schriftelijk worden ingediend op de statutaire zetel van de vereniging te 3360 Bierbeek, Bergstraat 35A. 
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): 
Drukpersstraat 35 
1000 Brussel 
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be 

11. Wijziging privacyverklaring – Bierbeek Loopt  kan de privacyverklaring steeds wijzigen, o.a. naar aanleiding van de wijziging van het standaardmodel waarop deze privacyverklaring deels op gebaseerd is, nl. via www.dynamoproject.be (Vlaamse Sportfederatie vzw – Sport Vlaanderen). De laatste wijziging gebeurde in januari 2023.